Senin, 18 Februari 2013

Cara Mengatasi dan menangani Konflik Berorganisasi


Mengatasi dan Menangani Konflik
(Manajemen Konflik)(Paul Chapman Publishing

Kemampuan untuk menghadapi dan menangani konflik adalah salah satu kunci sukses manajerial dalam satu organisasi. Kapan saja kita berharap membuat perubahan, pasti ada potensi terjadinya konflik. Lagipula, kita tidak hanya harus menangani situasi dimana konflik antara diri kita sendiri dan satu atau lebih anggota staff lainnya, tetapi juga terhadap waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan konflik atas diri kita atau, yang tersulit dari semuanya, untuk meletakkan arah tujuan di antara ladang “perpolitikan” dimana dua dari pesaing kita atau atasan kita terjebak dalam pergumulan ini.
Konflik, dalam arti sebenarnya, merupakan suatu perbedaan pendapat yang terjadi dari kemungkinan dua atau lebih arah tujuan dan tindakan yang tidak hanya tidak dapat dihindari tapi juga sebagai suatu hal yang patut diperhitungkan dalam hidup. Yang justru membantu kemungkinan-kemungkinan yang berbeda yang sudah direncanakan  sebagaimana mestinya, dan  kemungkinan tujuan tindakan lainnya yang mungkin diartikan secara umum dari beberapa pilihan tindakan yang sudah diuji pada tahap awal sebelumnya atau bahkan sudah didiskusikan terlebih dahulu dari beberapa tindakan alternatif yang sudah dikenal.
Kebanyakan konflik memiliki dua komponen yaitu rasional dan emosional, dan terletak di suatu tempat di sepanjang dua gambaran antara konflik kepentingan di satu sisi dan bentrokan kepribadian di sisi lain.
Contohnya, ketika seorang penjual rumah mencari harga tertinggi, sementara pembeli berharap bisa membayar serendah mungkin.Ada juga gambaran konflik kepentingan antara atasan dan karyawan tentang gaji. Dari kedua contoh kasus konflik di atas, adalah dari kedua belah pihak untuk menyelesaikan konflik – sebaliknya, jika tidak, pihak pertama, pasti tidak akan tercapai target penjualan yang diinginkan dan pasti juga tidak akan terjadi titik temu pada pihak kedua. Agar dapat terjadi solusi negosiasi yang sesuai dan yang diinginkan, maka:
1.    Mendengarkan dan memahami dari masing-masing kebutuhan (jangan buang-buang waktu mengulang-ulang sudut pandang anda) – belajar untuk jujur – apa adanya.
2.    Cari pertukaran; misalnya, adakah sesuatu yang bisa saya alihkan atau serahkan kepada pihak lain yang artinya lebih pada pihak mereka daripada “memberatkan “(membebani )diri sendiri?
3.    Fokus pada isu dan kenyataan, serta hindari menilai konflik sebagai sesuatu yang terlalu pribadi.

Namun, itu semua terlalu mudah bagi keinginan emosional untuk'mengalahkan perusak' pikiran menyelinap masuk dan, setelah itu, mungkin juga menyebar dari satu pihak ke pihak yang lain.
Beberapa konflik berakar pada kepribadian para ‘kontestan', misalnya, seorang introvert (tertutup) mungkin membenci perilaku flamboyan seorang ekstrovert (terbuka); atau dua wakil kepala perusahaan dengan gaya manajemen yang berbeda mungkin merasa sulit untuk bisa saling bekerja sama.
Konflik bisa berubah menjadi kekuatan yang membahayakan dan merusak ketika “kejayaan” seseorang dipertaruhkan untuk memperoleh hasil. Konflik semakin berkembang, semakin ‘kejayaan(‘kemenangan”) dipertaruhkan. Semakin pahit konflik terjadi semakin sulit untuk mencapai suatu pemecahan(hasil).Pengambilan keputusan menjadi “cacat’ karena tidak ada satu pihak pun yang berani dan mau membuat satu  konsesi karena takut( mungkin “dibenarkan”)bahwa hal tersebut akan dimanfaatkan oleh pihak lain sebagai kemenangan dan jembatan untuk kemajuan lebih lanjut.
Pada dasarnya ada sikap yang mungkin yang dapat dipakai oleh para pihak dalam setiap konflik dalam hal ini, didasarkan pada perubahan  dari apakah mereka percaya bahwa mereka dapat menghindari konfrontasi, dan apakah mereka percaya bahwa mereka dapat mencapai kesepakatan.
Sikap yang paling kondusif untuk menyelesaikan konflik, tentu saja, jika  salah satu pihak menyediakan waktu lebih mendalam pada pemecahan masalah, dan beberapa kompromi cepat, atau memberi dan mengambil berbagai kemungkinan jawabannya.
Konflik harus diakui dan ditangani sedini mungkin. Jika Anda memiliki masalah dengan seseorang, segera pergi untuk berbicara dengan dia, sebelum membangun kepahitan.  Jika kepahitan telah terjadi, anda perlu untuk memilih waktu  terbaik; dan meluangkan waktu untuk membuat segala sesuatu menjadi jelas bahwa Anda benar-benar berniat menyelesaikan konflik. Beberapa teman dari kedua belah pihak mungkin diperlukan untuk bertindak sebagai katalis(membantu/menengahi secara netral tanpa melibatkan diri terlalu dalam), untuk meyakinkan kedua belah pihak bahwa niat tulus, dan atau bertindak sebagai ‘konsultan proses'mediator.
Dalam konflik antara beberapa anggota staf, terutama mereka yang melapor kepada Anda, pekerjaan Anda sebagai seorang manajer, mungkin saja untuk melangkah sebagai 'konsultan proses', untuk mencoba memahami sudut pandang masing-masing individu dan untuk membawa masing-masing menjadi suatu pernyataan 'pemecahan masalah' pikiran. Mengatur tahap pertemuan untuk menyelesaikan konflik, prinsip-prinsip berikut bisa dijadikan acuan diskusi seperti:

1.    Setiap pihak saling berbicara satu dan lain, seterbuka mungkin tentang segala realitas-kenyataan sesuai dengan
permasalahan yang menjadi keprihatian dan perhatian mereka.
2. Meletakan tujuan, pandangan dan perasaan mereka, secara terus terang, tetapi tetap tenang,dan hindarilah
pengulangan yang merugikan.
3.  Menempatkan konflik dalam konteks tujuan yang lebih tinggi demi kepentingan organisasi secara
keseluruhan.
4.    Lebih memfokuskan diri pada langkah tindak lanjut berikutnya dari pada kejadian-kejadian yang sudah
lewat.
5.  Mendengarkan; menyimak dari setiap pihak; dari setiap sudut pandang secara seksama yang mencari
pengertian. Meyakinkan bahwa pemahaman mereka sudah benar.
6.    Mencoba untuk menghindari tindakan menyerang atau bertahan.
7.    Mencoba membangun ide masing-masing.
8.    percaya itikad baik masing-masing dan mencoba untuk bertindak dengan itikad baik.
9.    merencanakan beberapa tindakan yang jelas untuk mengikuti pembahasan, menentukan siapa yang
akan melakukan apa dan kapan.
10.  Menetapkan tanggal dan waktu untuk meninjau kemajuan dan mempertahankan ini dari semua biaya ataupun
resiko.
Sejumlah struktur yang berguna dapat digunakan untuk membantu individu atau kelompok untuk mengatasi keengganan  menempatkan konflik 'pada tempatnya'. struktur ini memiliki nilai ganda seperti:
1.    Memungkinkan perasaan yang kuat dan prasangka yang timbul untuk diungkapkan dalam bentuk yang lebih bersahabat daripada kata yang diucapkan. Perasaan menjadi data faktual (meskipun mungkin menyakitkan);
2.    Dan, Menjaga keseimbangan, seperti apa yang kita suka, apa yang kita tidak suka, apa yang kita lakukan dan apa yang orang lain lakukan.

Menangani Konflik Organisasi
Konflik dan kegagalan(frustasi) sering menjadi pusat perhatian saat sekolah, perguruan tinggi atau suatu departemen yang sedang berjalan. Setiap kasus konflik cenderung terjadi di setiap bentuk organisasi, dan mereka bisa dianggap semakin kritis.
Seringkali tidak ada pendapat yang koheren tentang bagaimana sesuatu harus dilakukan – hanya sikap negatif umum lainnya terhadap cara dimana hal-hal mesti dilakukan.
Hal ini bisa menjadi halangan bagi atasan, kepala departemen, dan timbul perasaan bahwa para staff bekerja bukan untuk anda tetapi untuk melawan anda. Anda merasa salah paham karena seseorang dan berusaha sendirian membuat organisasi bekerja sesuai keinginan anda. Anda mungkin, benar, merasa perlu membawa kunci permasalahan kepada para staff guna menguji cara dimana sekolah atau departemen beroperasi dan, dengan harapan, untuk mendapatkan komitmen; suatu bentuk kesepakatan praktis. Masalahnya, adalah bahwa setiap pertemuan tersebut dapat turun ke dalam kekacauan dengan semua argumen lama dan prasangka berlebihan.
 Menyajikan sebuah struktur yang bisa membantu dalam penyaluran tinjauan ulang praktis sekolah sebagai  satu organisasi. Hal ini barangkali diubah agar sesuai dengan keadaan tertentu, tetapi setiap perubahan yang dilakukan pasti selalu menyoroti isu-isu kontroversial. “Tinjauan ulang sekolah’ menggunakan beberapa teknik yang mungkin bermanfaat:




1.    Teori “gap” - meminta orang untuk menyatakan pandangan ideal mereka dan membandingkannya
dengan persepsi mereka yang sebenarnya(.' gap 'antara keduanya adalah apa yang kemudian harus dijembatani)
2.    Mengkategorikan dan mengukur pandangan dari apa yang salah dengan memfokuskan analisis  struktur laporan - selalu, tentu saja, dengan kemungkinan merumuskan pernyataan kelompok yang tidak sesuai persis dengan salah satu alternatif.
3.    Mengkonkritkan seputar pernyataan kasus – kasus yang ditangani .

Untuk beberapa tinjauan sekolah adalah:
1.    Memeriksa secara transparan dimana sekolah dan para staff-nya beroperasi.
2.    Diagnosa masalah dan peluang untuk peningkatan.
3.    Hasil dari diagnosa masalah  dan peluang yang terjadi, tetapkan sasaran tujuan untuk perbaikan  organisasi.
4.    Setelah tinjauan kedua, sebagai tinjauan hasil akhir, uji dan evaluasi setiap kemajuan dan pencapaian organisasi.

Merupakan tanggung jawab bagi tim atas seperti wakil atasan dan kepala-kepala departemen untuk mengatur tahap-tahap peninjauan(evaluasi/review).  Sedangkan anggota kelompok yang lain, tanggung jawabnya terutama kepada kelompok-kelompok senior, dalam organisasi agar bisa bebas mencetuskan ide-ide proses mereka sendiri.
Salah satu akibat dari cara ini adalah untuk menarik keluar suasana panas dari pembicaraan yang timbul dan memungkinkan untuk mendudukkan masalah untuk dibuat serasional mungkin bisa diterima oleh semua pihak. Pasti selalu ada kekhawatiran bahwa seseorang akan terluka melalui proses ini, khususnya bagi  atasan yang merasa bertanggung jawab atas seluruh proses review yang berlangsung. Untuk alasan inilah pentingnya bahwa rapat-rapat review harus dilakukan menyeluruh mulai dari tingkat yang paling atas dari suatu kelompok unit kerja, dengan itikad baik, keinginan murni untuk memahami perasaan setiap orang.
Penting juga, mungkin untuk melibatkan banyak pihak- atau banyak orang – untuk review semacam ini. Dua belah pihak adalah ideal. Sekali pihak ketiga  atau lebih terlibat, penanganan yang lebih besar mesti dilakukan agar masalah yang timbul tidakmeningkat ketingkat yang lebih serius. Dalam rapat melibatkan atasan, wakil kepala dan kepala-kepala departemen, ada resiko saling menyalahkan jika komunikasi gagal disampaikan secara tepat dan proporsional.

Mencegah Konflik yang Tidak Perlu.
Perilaku tertentu besar kemungkinannya memprovokasi tingkat konflik yang tidak perlu terjadi. Untuk meminimalisasi(mengurangi)akibat yang mungkin bisa merusak karena konflik yang terjadi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1.    Menjaga, mempertahankan sebanyak mungkin komunikasi dengan berbagai pihak yang terlibat, dimana gagasan-gagasannya, kepentingan-kepentingannya atau perilaku-perilaku yang timbul, yang bisa menjadi konflik bagi anda sendiri.
2.    Jangan menunda pembicaraan untuk menuntaskan masalah, dengan harapan bahwa hal itu akan hilang dengan sendirinya – yang biasanya justru akan membuatnya menjadi bertambah parah.
3.    Menahan diri dari godaan untuk membicarakan orang dibelakang punggung mereka. Jangan pernah mencoba membuat “sekelompok” pendapat sendiri. Bicarakanlah dengan pihak/orang lain.
4.    Jika anda melihat gejala atau tanda konflik antar departemen, coba untuk membuat proyek, dari sumber-sumber yang netral dan peka, secara individu; diambil dari berbagai departemen yang ada, yang bisa bekerja bersama-sama. Sebagai prinsip dasarnya, hal ini bagus dilakukan untuk mencegah terciptanya batasan yang kaku antar departemen. Dimana ada kompetisi dari sumber-sumber langka – akan jauh lebih membuahkan hasil jika bertanya antar departemen, untuk mempertemukan, untuk memproses satu kebijakan dari kepala organisasi dan kepala departemen daripada melanjutkan menggunakan cara-cara tradisional yang mengundang tuntutan atau gugatan dari tiap departemen, dan demikian menutup tingkat perlawanan.
5.    Hindari semua fenomena orientasi “menang-kalah’, dan dari semua itu coba untuk melihat dari semua sudut perselisihan, mengingat hampir semua staff hanya akan berperilaku negatif, jika mereka sudah merasa terancam atau “diserang”.
6.    Hindari pengaturan situasi konflik melalui struktur ‘hadiah”, dan jika mereka sudah berada pada situasi seperti itu, ubahlah. jika dua guru melihat diri mereka sebagai yang bersaing untukmendukung Anda, banyak upaya mereka mungkin diarahkan ke kegiatan 'politik' dan mereka mungkin masing-masing menjadi bulan-bulanan waktu untuk  'memamerkan' diri mereka di depan muka anda, daripada memahami dengan tenang dengan pekerjaan mereka yang sesungguhnya.  Pastikan anda melihat hasil kerja yang baik dan benar, daripada sanjungan atau sekedar ‘pamer’muka.

Satu-satunya cara untuk menjadi manajer konflik yang efektif; dari berbagai pihak dan konflik itu sendiri antara masing-masing staff, yang perlu dilatih dan dikembangkan sikap dan perilaku tertentu yaitu kontrol diri dan praktek nyata.
Pertama, kita perlu belajar menghadapi segala tantangan situasi, mampu berkata “TIDAK” ketika perbedaan pendapat muncul. Kita mesti bisa menunjukkan dengan cara , sikap, perilaku kita sendiri bahwa kita terbuka dengan berbagai kemungkinan alasan, pembicaraan-pembicaraan logis dan pemecahan masalah. Kedua, kita mesti bisa menyampaikan ide-ide kita dan perasaan-perasaan kita dengan jelas, singkat, tenang, dan jujur. Ketiga, kita perlu membangun kemampuan untuk mendengarkan, yang mencakup kemampuan menunjukkan kepada seseorang bahwa kita mengerti/memahami apa yang sudah dikatakan, dengan “memainkannya kembali”. Kita juga perlu belajar membangun kebiasaan bertanya daripada memberikan atau membuat pernyataan, ingatlah bahwa seorang penjual produk atau penjual jasa yang sukses, adalah mereka yang lebih banyak bertanya. Keempat, kita butuh kemampuan dalam mengevaluasi segala hal, segala aspek permasalahan, mengerti/memahami tekanan yang timbul dari pihak lain, yang mungkin ‘berputar-putar’ diluar batas sudut pandang yang mungkin secara normal dapat kita ambil. Yang terakhir, kita juga perlu belajar mengeluarkan pikiran;  menumbuhkan tujuan bersama yang seharusnya membantu tiap-tiap pihak diluar segala perbedaan yang ada diantara mereka, apakah itu tentang metode yang digunakan untuk melihat pencapaian tujuan yang akan datang daripada mempertahankan pertentangan-pertentangan yang sudah lewat

Tidak ada komentar: